O DANFE é uma representação impressa simplificada da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), e seu nome indica que é um Documento Auxiliar da NF-e.
É importante ressaltar que o DANFE não substitui a NF-e e não tem a mesma validade jurídica ou fiscal da Nota.
Em outras palavras, o DANFE apenas representa a NF-e de forma simplificada e permite acesso aos seus dados completos.
O DANFE inclui informações principais da NF-e e também uma chave numérica de 44 caracteres, além de um código de barras bidimensional que facilita sua leitura. Essa chave numérica é utilizada para acessar a versão digital completa da Nota correspondente.
Por meio dessa chave, os usuários podem comprovar a existência da NF-e por meio de consulta rápida à RFB ou às Secretarias de Fazenda Estaduais via internet. Em resumo, o DANFE é uma representação física simplificada da NF-e, enquanto a NF-e é o documento fiscal eletrônico completo e válido juridicamente.
Os padrões técnicos para elaboração do DANFE seguindo o padrão correto estão especificados no Portal da Nota Fiscal Eletrônica / Manual de Orientação do Contribuinte, alocado no site da Fazenda Nacional: http://www.nfe.fazenda.gov.br/ .
As informações básicas que o DANFE deve conter são: a chave de acesso à Nota Fiscal e seu respectivo código de barras; a correta identificação da empresa emissora; o número total de folhas e o número de ordem de cada folha; o número e a série; e o tipo de operação, especificando se o DANFE está atrelado a uma nota de entrada ou de saída. Emite-se apenas um DANFE para cada Nota Fiscal, ou seja, se em uma mesma nota houverem vários produtos listados, o DANFE poderá ser impresso em várias folhas.
Entre as especificações de impressão, temos que o DANFE deve ser impresso em papel com tamanho mínimo 210 x 297 mm (padrão A4) e tamanho máximo 203 mm x 330mm (padrão ofício), não podendo ser utilizado papel jornal. Exceção ocorre nos casos em que a transação comercial dá-se fora do estabelecimento, quando então o DANFE denomina-se DANFE Simplificado e possui tamanho inferior ao padrão A4.
Em geral, o DANFE deve ser impresso anteriormente à circulação de mercadorias, de forma a acompanhar seu deslocamento desde o vendedor até o destinatário. É utilizado para auxiliar na fiscalização da operação, provendo o usuário interessado (em especial o Fisco) com informações a respeito do emitente, do destinatário, valores, data e horário de saída das mercadorias, placa do veículo utilizado e transportadora responsável, bem como permitindo a verificação do correto recolhimento de impostos.
Acaso o emissor não disponha de todas estas informações, elas não constarão da NF-e e nem do DANFE, considerando-se a data de emissão da NF-e como a data de saída da mercadoria. O DANFE também é utilizado para obtenção da assinatura do destinatário, comprovando assim a prestação dos serviços ou a entrega das mercadorias a que se refere. Da mesma forma, quando ocorre de o destinatário não ser contribuinte credenciado para emissão da NF-e, o DANFE facilita a correta escrituração das operações em questão.
Para gerar a DANFE, utilizam-se sistemas online, para posterior impressão; ou seja, o DANFE Online nada mais é que a versão pré-impressa do DANFE, sendo apenas o seu gerador. É crucial que as informações constantes na NF-e e no DANFE sejam idênticas, portanto para evitar a ocorrência de erros recomenda-se a impressão do DANFE pelo mesmo sistema gerador da NF-e.
A geração do DANFe é bastante simples e prática: acessando-se o programa gerador do DANFE, é necessário informar a chave de acesso à NF-e ou então enviar informações em formato XML; a partir desses dados o programa irá gerar e disponibilizar o DANFE em formato PDF, para possibilitar sua impressão.
Entretanto, por não ter validade jurídica, o documento DANFE após impresso não precisa obrigatoriamente ser armazenado, embora muitos empresários optem por guardar o arquivo em formato PDF para o caso de perda do DANFE original e necessidade de sua reimpressão.
Porém, é de suma importância que tanto o emissor quanto o destinatário armazenem por no mínimo cinco anos o arquivo XML da Nota Fiscal, de acordo com o prazo atual estabelecido pela legislação fiscal e tributária. Este armazenamento garante que possam ser comprovadas as transações comerciais incorridas, em caso de fiscalização tributária.
O DANFE demonstra a legalidade dos serviços prestados e do processo de compra e venda de produtos, facilitando o acesso à informação por meio de um processo bastante transparente e, com a utilização do mesmo programa para geração da NF-e e do DANFE online temos também a redução dos erros de escrituração, considerando-se que as informações provém de uma mesma base, otimizando-se assim o tempo e facilitando ainda mais o processo, tanto para as empresas quanto para o Governo.
DANFE e nota fiscal eletrônica são diferentes. A Nota Fiscal é um documento muito conhecido por todos nós, que lidamos com ela diariamente, seja como consumidores ou empresários. É obrigatório emitir a Nota Fiscal em todas as vendas, independente de estar relacionada a produtos ou serviços, pois ela traz informações importantes sobre a transação comercial ocorrida.
A não emissão da Nota Fiscal é considerada sonegação fiscal, pois o documento é um recibo que comprova a transação e é utilizado para o recolhimento de impostos, tais como o ISSQN, ICMS e IPI, dentre outros.
A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) foi criada em 2007 pelo Governo Federal como parte do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). A NF-e existe somente em formato digital e é emitida e armazenada eletronicamente.
A substituição do papel pelo modelo digital é uma das principais vantagens da NF-e, que busca reduzir a sonegação fiscal por meio de um melhor controle e transparência dos processos. Além disso, a implantação da NF-e contribui para a redução de custos relacionados à impressão e transporte de papel, uma vez que a documentação fiscal passa a ser transmitida eletronicamente.
