Como definir a mobilidade corporativa? Em linguagem simples é o uso de tecnologias móveis na empresa, principalmente em processos externos da empresa. Mas como elas podem ajudar sua empresa e que medidas você pode tomar para tirar melhor proveito delas? Saiba como tornar seu negócio mais sustentável, além de outros benefícios das tecnologias móveis.
O desenvolvimento tecnológico incorpora periodicamente diversas ferramentas que simplificam nossas atividades diárias, seja em casa ou no trabalho. A evolução da internet e dos dispositivos, por exemplo, redefiniu a velocidade e a maneira com que nos comunicamos no trabalho.
Tarefas cujo ciclo demorava dias, hoje podem ser realizadas em minutos. Essa nova realidade permitiu o surgimento de uma tendência que, se bem utilizada, pode revolucionar a gestão de pequenas empresas — a mobilidade corporativa.
Apoiada na computação em nuvem (cloud computing), na popularização de tablets, smartphones e na melhoria do sistema de internet — 3G, 4G, 5G e Wi-Fi —, a mobilidade corporativa deve conseguir aumentar a produtividade de equipes, reduzir custos, tornar os processos mais ágeis e dar mais embasamento para as tomadas de decisão.
Para tirar proveito disso, parece necessário um grande investimento tecnológico, ao alcance apenas de grandes empresas, correto? Errado! O médio, o pequeno e o microempreendedor individual também podem implementar suas funcionalidades no dia a dia de seu negócio.
Explicaremos como a mobilidade corporativa pode ser inserida em seu negócio, como fazer para aproveitar os benefícios dessa prática e quais cuidados você deve ter ao adotar determinadas tecnologias.
Afinal, como definir a mobilidade corporativa? Em linguagem simples e direta, podemos considerar que é o uso de tecnologias móveis (celulares, tablets, notebooks, aplicativos, computação em nuvem) principalmente em processos externos da empresa.
Vejamos um exemplo: o arquiteto leva seu tablet para a obra, a fim de inspecionar como está o andamento de um projeto. Por meio de um aplicativo na nuvem, ele marca alterações ou outros pontos que devem ser avaliados por um colega que está no escritório do outro lado da cidade.
Tão logo ele termina suas considerações, o colega tem acesso às anotações dentro do mesmo aplicativo. Assim, o processo — que no passado precisaria de um reunião física e da troca de informações entre ambos — é concluído remotamente em alguns minutos. Os trabalhos de campo ganham agilidade e confiabilidade a um baixo custo.
Muito além desse exemplo, a mobilidade empresarial vem para revolucionar todo o processo de gestão. Aqui entra a criatividade do empreendedor ao aplicar as novas ferramentas de acordo com a realidade do seu negócio. Por sinal, sabia que a mobilidade corporativa auxilia até mesmo em questões sustentáveis? Com ela, não há mais tanta necessidade de ficar em trânsito e, consequentemente, de pegar meios de transporte.
Confira abaixo alguns conceitos adotados pela mobilidade empresarial:
Trata-se de uma das tendências mais precursoras da mobilidade corporativa. A ideia por trás dessa prática é que o funcionário tenha a possibilidade de levar seu notebook, tablet ou smartphone pessoal para o trabalho.
A prática é muito vantajosa para as empresas. Como o funcionário utiliza seu próprio dispositivo, o custo com computadores e outras tecnologias diminui. O fluxo de trabalho também se torna mais dinâmico, uma vez que o colaborador utiliza máquinas mais avançadas do que as que normalmente seriam adquiridas pela companhia.
Outro conceito que deve ser compreendido por quem deseja usufruir dos benefícios da mobilidade corporativa é o de cloud computing. A computação em nuvem, em português, tem um desempenho muito relevante para médias e pequenas empresas.
Essa tecnologia permitiu, por exemplo, a popularização dos SaaS (softwares como serviços). Nessa modalidade, empresas alugam soluções em servidores remotos e podem acessá-las diretamente de seus computadores — por meio de navegadores como Chrome, Mozilla, Opera e Internet Explorer.
Assim, produtos e serviços oferecidos pela nuvem podem ser acessados imediatamente, de forma gratuita ou a um custo baixo. Para Luli Radfahrer, doutor em Comunicação e autor do livro “Enciclopédia da Nuvem”, a vantagem para pequenas empresas é evidente.
Com a nova tecnologia, as PMEs não precisam mais se preocupar com o desenvolvimento de novas funcionalidades, estabilidade de servidores e nem com equipes de TI para a inovação dos softwares que utilizam. Desta forma, podem focar seu desempenho em melhorar seu produto final e aumentar suas chances de competição com grandes corporações.
Ter um aplicativo corporativo para o seu negócio também se tornou mais viável com o avanço da tecnologia. Antes, era preciso desenvolver um programa que conversasse com as mais diversas ferramentas e sistemas operacionais.
Assim, criar aplicações exigia um alto investimento em TI, pois os sistemas deveriam ser adaptados para dispositivos diferentes. Atualmente, com as plataformas MEAP (sigla para “Mobile Platform Enterprise Application” ou “Plataformas de Aplicações Corporativas Móveis”), esse processo ficou mais barato e ágil.
Atualmente, uma empresa pode desenvolver um aplicativo para uso de seus colaboradores de acordo com suas demandas e processos. Os aplicativos podem ser adaptados para as mais diferentes áreas — logística, pesquisa de mercado, vendas, controle de estoques e ordens de serviço são alguns dos exemplos.
Agora que você já entendeu os conceitos que abrangem a mobilidade corporativa, também deve conhecer os impactos da adoção dessas tecnologias para o seu empreendimento.
O primeiro impacto que deve ser considerado com a implementação de tecnologias móveis é a redução de custos. Como, em algumas empresas, os colaboradores têm a opção de trabalhar com seus próprios aparelhos – como vimos no conceito B.Y.O.D -, o custo de manutenção e aquisição de computadores pode ser reduzido.
Além disso, a implementação de políticas de home office (trabalho em casa), pelo menos em determinados dias da semana, resulta na queda de custos como gastos com água, luz e mobiliário, por exemplo. Além de ajudar na sustentabilidade, reduzindo o uso de meios de transporte e energia.
Por meio da cloud computing, as despesas com a aquisição de softwares ERP por exemplo, podem cair significativamente, pois passam a ser adotadas modalidades de assinatura para aquisição de licenças — como Software as a Service (SaaS), Platform as a Service (PaaS) e Infrastructure as a Service (IaaS).
Em alguns casos, o uso da mobilidade corporativa pode fazer com que equipes inteiras trabalhem remotamente. Isso torna desnecessária a existência de uma sede. Com isso, imagine a economia em aluguel, por exemplo. Nesse caso, custos indiretos como segurança, limpeza e manutenção do imóvel também são excluídos da conta.
E, se você acha que as reuniões são um motivo para continuar com encontros presenciais, confira nosso post: Como se preparar para uma Conference Call e surpreenda-se com mais essa funcionalidade da nuvem.
Lembra-se de nosso exemplo no início do texto? O arquiteto que atualiza relatórios para o seu colega diretamente da obra. Trata-se de um exemplo de agilidade em processos proporcionado pela mobilidade corporativa.
No varejo, por exemplo, não é diferente. Promotores de trade marketing que estejam em campo podem, por meio de aplicativos de smartphone, atualizar seus superiores das condições em que se encontram os produtos em determinada loja ou mesmo efetuar cadastros de novos clientes e integrá-los em tempo real a plataformas de e-mail marketing.
Com a pluralidade de funções oferecidas por essas ferramentas, atualizar relatórios, compartilhar informações, entrar em contato com colaboradores e verificar atividades tornam-se tarefas muito mais dinâmicas.
Sem a mobilidade corporativa, um processo de correção poderia levar dias ou semanas. Com as tecnologias móveis, a solução pode ser encaminhada imediatamente. Assim, a otimização do tempo traz ganhos ao fluxo de trabalho, permitindo à empresa entregar resultados confiáveis em menor tempo.
Como não poderia deixar de ocorrer, o fluxo de informações mais ágil e com maior confiabilidade resulta na melhoria da comunicação. Ao utilizar chats — seja por meio de aplicativos ou redes sociais —, os colaboradores têm acesso a um meio que lhes é familiar. Assim, a desburocratização incentiva a comunicação instantânea entre as partes.
A elaboração de relatórios e documentos formais também fica mais ágil, o que interfere positivamente na tomada de decisões por coordenadorias, gerências e direção. Além disso, dados sobre clientes também ficam à disposição da força de trabalho, dando maior embasamento ao processo de vendas, por exemplo.
Já observamos que outra questão que merece destaque é a possibilidade de realizar reuniões e treinamentos de qualquer local, por meio de plataformas de vídeo e voz, reduzindo custos com deslocamentos.
Implementar ferramentas e softwares na nuvem significa ter informações confiáveis em tempo real. É possível, portanto, monitorar sua empresa de qualquer lugar e a qualquer hora.
Imagine ter o controle de estoque, do número de vendas, do andamento das metas, do número de visitas agendadas por sua equipe de venda e muito mais. Tudo isso ao alcance de um clique.
Basta um acesso à internet e um plano de banda larga empresarial, que você verifica todo o histórico dessas informações, bem como a produtividade de seus colaboradores e várias outras análises e ferramentas que a mobilidade corporativa permite.
Agora que você conhece os conceitos e os benefícios de investir na mobilidade corporativa para sua empresa, é hora de estudar as ferramentas que melhor se encaixam à realidade do seu negócio.
Antes de adquirir as ferramentas, no entanto, é recomendado elaborar um plano de execução. O objetivo é avaliar a necessidade da compra de tecnologia, determinar prazos de instalação e de treinamentos da equipe, por exemplo. De maneira geral, o planejamento e a implementação devem seguir as seguintes etapas:
Tão logo o planejamento esteja no papel, comece a pesquisar sobre os tipos de tecnologias disponíveis para a sua empresa. Conheça alguns formatos:
Os aplicativos são ferramentas que possibilitam a integração entre equipes de onde quer que seus integrantes estejam. Com eles, é possível trocar informações, documentos, dar suporte e comunicar-se diretamente por meio de voz, vídeo ou mensagens de texto.
Como já descrevemos anteriormente, as plataformas MEAP podem ser úteis nesse sentido, pois permitem a customização por módulos. Os aplicativos podem se adaptar às mais diversas realidades. Eles conseguem fornecer apoio à gestão de projetos, controlar cronogramas, distribuir tarefas, entre outras atividades.
Existem plataformas para as mais variadas áreas, confira alguns exemplos:
A gestão de celulares da empresa ganha relevância para a execução da estratégia de mobilidade corporativa. Serão necessários planos de dados compatíveis com o uso e as funções que sua equipe desempenha.
A avaliação das necessidades será determinante para o enquadramento e formato ideal para sua empresa, seja ele controle ou pós-pago. A escolha correta poderá promover, inclusive, a redução de gastos em telefonia da sua empresa.
Com podemos observar ao longo de todo texto, a disponibilização de dados em nuvem é um dos pilares que sustenta a mobilidade corporativa. Com a virtualização de servidores e de sistemas, é possível que todos os colaboradores possam acessar o ambiente empresarial de qualquer lugar.
Escolher, portanto, uma empresa que ofereça um serviço confiável e de acordo com as suas necessidades é muito importante. Dependendo do serviço escolhido, ele dá acesso às informações a partir de qualquer computador ou dispositivo com internet.
Assim, se você precisa rodar a folha do RH, por exemplo, pode aumentar momentaneamente a capacidade do servidor e retornar ao seu plano normal após o término do processo. Isso evita que você invista na compra de servidores físicos que ficarão ociosos boa parte do ano.
Participar de uma reunião, de uma conferência ou de um treinamento mesmo estando em cidades ou países diferentes já é uma realidade. Por meio da tecnologia, a tele presença diminuiu distâncias e oportunizou uma verdadeira revolução na comunicação.
Muitas empresas têm adotado essa ferramenta como meio de diminuir custos de deslocamento entre cidades ou mesmo em grandes metrópoles — em São Paulo, por exemplo, é difícil marcar mais de duas reuniões presenciais em áreas diferentes da cidade no mesmo dia, por exemplo.
Se você precisa oferecer treinamentos à distância ou participa muito de reuniões, considere adaptar sua empresa para utilizar a telepresença, que fornece soluções como salas virtuais de videoconferência em nuvem.
É possível acessá-las por meio de dispositivos como smartphones, tablets ou notebooks. Assim, você pode comandar reuniões pela web a partir de uma sala virtual, sem a necessidade de uma equipe de TI.
Avalie a possibilidade de incentivar seus colaboradores a trabalharem de casa, pelo menos alguns dias. O home office já é forte tendência em grandes cidades, nas quais o trânsito intenso ocupa parte considerável do dia das pessoas, ou mesmo em empresas de tecnologia.
Essa prática costuma ser bem recebida pelos funcionários, aumenta a produtividade e reduz custos da sede da empresa. Em PMEs, o home office pode gerar uma economia considerável.
O coworking possibilita o uso compartilhado de uma área física e de equipamentos de escritório entre profissionais que não trabalham no mesmo empreendimento ou ramo de atividade. Entre as vantagens, além da economia de recursos com aluguel e insumos, está a possibilidade de alavancar os negócios da sua empresa por meio do networking.
Se quiser saber mais sobre o funcionamento desse modelo de trabalho, confira nosso post O que é coworking? Entenda por que compartilhar o escritório.
O trabalho de freelancer tem crescido apoiado no desenvolvimento tecnológico. Assim, é possível contratar bons profissionais para determinados serviços conforme as necessidades . A flexibilização da força de trabalho reduz despesas fixas da empresa ao mesmo tempo em que mantém uma mão de obra qualificada à disposição.
Por meio da mobilidade corporativa, por exemplo, já é possível contratar, ainda que como terceirizado, um profissional que mora em outro estado.
Embora a mobilidade tenha muitos benefícios para as empresas (fluxo mais rápido de informações, melhor capacidade de resposta, etc.), também representa riscos para o seu negócio.
Proteger as informações do seu negócio é uma preocupação que não pode ser ignorada. Isso é ainda mais importante no caso de microempreendedores, que não possuem uma equipe própria de TI.
As ameaças às informações podem ser reunidas basicamente em quatro grupos:
A fim de garantir a segurança do equipamento que você possui ou que foram disponibilizados a você, é aconselhável seguir certas regras de boa conduta.
A boa notícia é que as ferramentas de proteção de dados já estão em um patamar muito avançado. A defesa dos arquivos deve acontecer por meio de diversas ferramentas, como por exemplo, antivírus ou sistemas mais complexos para gerenciar dispositivos.
Confira alguns deles:
Investir em criptografia é a maneira de prevenir ataques ocasionados por brechas existentes na transmissão de dados entre dispositivos móveis e o sistema da empresa abrigado na nuvem.
Manter a rede monitorada é outra atitude importantíssima. A destão de segurança deve permitir a proteção a ameaças oriundas da internet e da rede interna.
A defesa precisa funcionar 24 horas durante todos os dias do ano. O Centro de operações de segurança deve contar com especialistas certificados nas melhores práticas de TI, o que permite auxiliar e dar respostas imediatas para incidentes de segurança.
Criar uma cultura corporativa e treinar os colaboradores para que assimilem as boas práticas de segurança também deve ser uma preocupação do gestor. Muitas vulnerabilidades da rede e dos sistemas ocorrem por causa da imperícia no uso de dispositivos como tablets e smartphones.
Para isso, a empresa deve desenvolver regras claras sobre procedimentos e modos de uso de aplicativos, sistemas e aparelhos. Assim, é importante que os responsáveis pelo treinamento na empresa verifiquem essas condutas periodicamente junto aos colaboradores, a fim de reafirmá-las.
A política de segurança corporativa precisa identificar pessoas e dispositivos que acessam os aplicativos e a rede da empresa. Esse fator é crucial para a realização adequada da metodologia de segurança que será aplicada.
Quando falamos em mobilidade corporativa, esse quesito deve ser especialmente considerado, uma vez que o acesso via tablets e smartphones à nuvem nem sempre são rigorosamente seguros.
Conclusão
Como pudemos observar, as ferramentas para otimizar o seu negócio, seja ele uma pequena empresa ou um grande empreendimento, já estão disponíveis e prontas para serem implementadas.
A tendência é que cada vez mais práticas de descentralização sejam adotadas com o objetivo de agilizar processos, diminuir barreiras e aproximar pessoas a partir de qualquer localidade do mundo.
E aí? A sua empresa já possui algum caso de mobilidade corporativa desenvolvido com sucesso? Ela está pronta para implementar novas práticas para a redução de custos e aperfeiçoar seus processos?
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